In diesem Artikel werde ich unser Vorgehen zur Automatisierung Deines Lifestyle Start-Up vorstellen. Die Methode kann Dir helfen, innerhalb kurzer Zeit einen Großteil der zeitintensivsten Prozesse in Deinem Start-Up zu automatisieren. Bei konsequenter Umsetzung kannst Du so vermutlich hunderte Stunden an Arbeit einsparen. Die eingesparte Arbeitszeit ‚in‘ Deinem Unternehmen, kannst Du zur Arbeit ‚an‘ Deinem Business und zur Umsetzung Deiner Lifestyle-Ziele nutzen.
Vorerst ein kurzer Rückblick, wie es uns ergangen ist: Nachdem Strandschicht gestartet wurde, waren wir in fast alle Prozesse des Unternehmens involviert. Das war auch gut so. Zum einen konnte Strandschicht so mit minimalem Kapitaleinsatz gegründet und aufgebaut werden, zum anderen haben wir sämtliche Prozesse selbst getestet und wussten bis ins Detail „wie der Hase läuft“. Allerdings fiel es uns später oft schwer uns wieder aus dem Alltagsgeschäft zurückzuziehen, obwohl das Geschäft bereits angelaufen ist. Nach einem guten Start, sind wir in der Aufbauphase des Unternehmens oft an das Limit unserer Kapazitäten gestoßen. Weil wir uns um alles in unserem Start-Up kümmern mussten, wurde die neue Selbstständigkeit tatsächlich schnell zum ‚Selbst‘ und ‚Ständig‘. Erst durch die unten beschriebenen Automatisierungsschritte wurde es für uns möglich ein halbes Jahr in Brasilien zu leben, mehrere Wochen am Stück mit Freunden Zeit in London zu verbringen und neben der Arbeit an der Algarve surfen zu lernen.
Wenn Du bereits regelmäßigen Cash-Flow hast und immer noch über mehrere Stunden täglich an Deinem Lifestyle Start-Up arbeiten musst, dann bist Du wahrscheinlich noch zu sehr in automatisierbare Prozesse involviert, die bei entsprechender Organisation auch ohne Dein aktives Zutun funktionieren könnten.
Designe die verschiedenen Komponenten Deiner Lifestyle Business Maschine und setze sie zu einem funktionierenden Ganzen zusammen.
In der Vergangenheit haben wir in verschiedenen Phasen immer wieder neue Teile unserer Projekte automatisiert. Dabei sind wir nach folgendermaßen vorgegangen:
Phase I: Vorbereitende Schritte
1. Am Anfang haben wir uns als Gründer aufgeschrieben, welche Aufgaben wir im Start-Up noch regelmäßig selber machen. Stell Dir als erstes die Frage, was Du zurzeit (noch) selbst in Deinem Unternehmen machst. So erhältst Du einen ersten Eindruck von den Automatisierungspotentialen.
2. Was willst Du weiterhin selbst machen? (schreibe vorerst noch nicht auf, was Du selbst machen musst, denn in vielen Fällen muss man nicht so viel selbst machen, wie man anfangs vermutet) Was willst Du definitiv nicht mehr selbst machen? Am Anfang mag Rechnungen schreiben noch Spaß machen. Aber zwischen der fünfzigsten und hundertsten Rechnung kann der Spaßfaktor irgendwann abhandenkommen. Beispielsweise ist bei unseren derzeitigen Start-Up‘s die einzige Aufgabe, die wir derzeit nicht automatisieren wollen, die Geschäftsführung. Alles andere ist zur Automatisierung freigegeben.
Phase II: Erstelle den Bauplan Deiner Lifestyle Business Maschine
3. Erstelle einen Bauplan Deines Unternehmens. Am besten eignet sich dazu ein Flussdiagramm bzw. eine Mindmap.
- Welche Unternehmensbereiche gibt es in Deinem Unternehmen?
- Wie spielen die verschiedenen Unternehmensbereiche ineinander?
- Was sind die kritischen Verantwortlichkeiten in jedem Bereich?
4. Wenn Du in Schritt 3 den Bauplan Deines Unternehmens aufgezeichnet hast, dann müssen Anleitungen zu den einzelnen Bereichen geschrieben werden. Eine solche Anleitung sollte detailliert beschreiben, welche Prozesse es in dem jeweiligen Unternehmensbereich gibt. Bspw. könnte eine Anleitung im Bereich HR Prozesse umfassen wie:
- Sammlung der Bewerbungen
- Screening von Bewerbungen nach bestimmten Kriterien
- Absagen schreiben an Bewerber die den Kriterien für die Einladung ins Telefoninterview nicht standgehalten haben
- Einladungen zum Telefoninterview an Bewerber verschicken, die den prinzipiellen Einstellungskriterien standgehalten haben
- Etc.
5. Sind die Anleitungen geschrieben, erstellen wir Jobprofile. Ein Beispiel hierfür wäre die Erstellung eines Jobprofils für die Kundenbetreuung:
- Welche Verantwortlichkeiten übernimmt die Kundenbetreuung?
- Welche Eigenschaften und Erfahrungen muss die Kundenbetreuung mitbringen?
Die Jobprofile helfen uns, nach möglichst objektiven Kriterien, geeignete Mitarbeiter bzw. Outsourcing Partner zu finden, welche die jeweilige Aufgabe übernehmen können. Das Jobprofil hilft dem für den Job Verantwortlichen außerdem seine genaue Verantwortung zu erkennen.
Wird der Aufgabenbereich durch IT automatisiert (beispielsweise automatisches Versenden von Rechnungen über ein CRM System), dann schreiben wir die Anleitung in Schritt 4 so, dass unsere Webentwickler das System nach unseren Vorstellungen implementieren können. Schritt 5 wird dann für diesen Aufgabenbereich übersprungen.
Phase III: Verteilung der Aufgaben
6. Jetzt muss man sich entscheiden, wer die Aufgabe tatsächlich übernehmen soll. Hier bieten sich in der Regel folgende Optionen an:
- Die Aufgabe wird IT seitig automatisiert. Insbesondere bei Online Start-Up’s ist dies in vielen Fällen zumindest ein Teil der Lösung
- Die Aufgabe wird von einem internen Mitarbeiter übernommen
- Die Aufgabe wird von einem externen Dienstleister übernommen
Die erste Lösung ist nicht immer notwendigerweise die sinnvollste. Hier geht Probieren über Studieren. Beispielsweise macht es in vielen Fällen Sinn die Rechnungserstellung IT seitig zu automatisieren. Allerdings kann es mehrere Monate dauern, bis das Modul zur Rechnungserstellung im Deinem CRM fehlerfrei funktioniert. Ein kurz- bis mittelfristiges Abgeben der Rechnungserstellung an eigene oder externe Mitarbeiter kann in solch einem Fall durchaus gerechtfertigt sein.
7. Evaluation – Wer es bis hierhin geschafft hat, steht schon kurz vor dem Ziel. Der letzte Schritt ist jedoch besonders kritisch. Wer komplette Unternehmensbereiche automatisiert, sollte in den darauffolgenden Wochen immer wieder Stichprobenweise überprüfen, ob die Prozesse auch wie geplant ineinander greifen. Kurskorrekturen und Nachbesserungen in den definierten Abläufen sind oft sinnvoll.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass man die nötige Flexibilität und Gelassenheit besitzt, Fehler passieren zu lassen, sie zu erkennen und sie auszubügeln, so dass sie beim nächsten Mal nicht wieder auftreten. Damit Fehler sich nicht ständig wiederholen, muss die gesamte Organisation inklusive der externen Dienstleister, die für Dein Start-Up arbeiten, immer bereit sein dazuzulernen.
Abschließende Worte
Ich werde es an dieser Stelle dabei belassen. Ich möchte Dir nur noch mit auf den Weg geben, dass wir beim Aufbau von Strandschicht hunderte Stunden unserer Arbeitszeit ineffektiv genutzt haben, weil wir diese Methodik zur Automatisierung nicht früh genug angewandt haben.
Im Rückblick war es schlicht unverantwortlich als Geschäftsführung Aufgaben wie Buchhaltung, Rechnungsstellung, Recruiting, Kundenbetreuung, Qualitätsmanagement und Controlling selbst zu machen und dabei die wichtigsten Fragen aus dem Auge zu verlieren. Inzwischen sind wir schlauer geworden. Das Vorgehen zur Automatisierung findet Anwendung, sobald sich für uns ein Business Modell als tragbar erwiesen hat. Für uns ist es eines der wichtigsten Tools zur Umsetzung des idealen Lifestyles geworden.
Wenn Du Teile des Rooting Frameworks auch schon in Deinem eigenen Unternehmen umgesetzt hast und jetzt an der Automatisierung arbeitest oder Du aber Fragen zum Vorgehen hast, freue ich mich sehr über Deinen Kommentar. Wenn Du Dich für die Teilnahme am IdeaCamp interessierst, geht es hier zur Anmeldung.
Zusätzliche Tipps:
- Einige Aufgaben sind nicht gleichförmig genug, um sie einfach in einer Anleitung zu beschreiben. Du kannst aber immer noch ein Tutorial dazu schreiben, was für eine Einstellung ein Mitarbeiter oder ein Outsourcing Unternehmen bei der Bearbeitung der Aufgabe mitbringen müssen. Außerdem kannst Du einer Person in Bezug auf die Aufgabe so zu denken, wie Du es tust. Hier sind ggf. einfach häufigere Korrekturschleifen erforderlich.
- Früher oder später kommt es vor, dass Mitarbeiter oder Outsourcing Unternehmen die für Dich arbeiten bei anstehenden Entscheidungen immer wieder bei Dir nachfragen müssen. Wenn Du den Mitarbeitern bzw. Outsourcing Unternehmen Spielraum lässt Entscheidungen selbst zu treffen (bspw. bis zu einem Geschäftswert von 100 €), dann kannst Du Dir dadurch viele Querelen und Rückfragen sparen. Ein Beispiel aus der Buchhaltung eines Unternehmens mit dem wir arbeiten: Die Buchhaltung, eine studentische Hilfskraft, muss regelmäßig Rechnungen korrigieren, stornieren etc. In der Vergangenheit hat sie vor jeder Korrektur bei der Geschäftsführung nachgefragt, ob sie die Rechnung im Sinne des Kunden korrigieren darf oder nicht. Viele der Rechnungen waren über einen Betrag von ca. 20 €, nicht unbedingt ein Betrag, bei dem sich die Geschäftsführung einschalten sollte. Die neue Regelung für die Mitarbeiterin sieht vor, dass sie Entscheidungen bis zu einer Höhe von 100 € selbst treffen darf.
Geht man so vor, ist jedoch eine regelmäßige Stichprobe ratsam, um sicherzugehen, dass die Entscheidungen tatsächlich im Interesse des Unternehmens bzw. der Kunden gefällt werden.
Wenn Ihre Interesse an der Teilnahme am Idea Camp habt, schickt uns eine Anfrage!
